"सार्वजनिक प्राधिकरण" म्हणजे संविधानाने किंवा त्याअंतर्गत स्थापित किंवा स्थापन केलेली कोणतीही स्वराज्य संस्था किंवा संस्था; किंवा संसदेने किंवा राज्य विधिमंडळाने बनवलेल्या इतर कोणत्याही कायद्याद्वारे; किंवा केंद्र सरकार किंवा राज्य सरकारने जारी केलेल्या अधिसूचनेद्वारे किंवा आदेशाद्वारे. केंद्र सरकार किंवा राज्य सरकारच्या मालकीच्या, नियंत्रित किंवा मोठ्या प्रमाणात वित्तपुरवठा करणाऱ्या संस्था आणि केंद्र सरकार किंवा राज्य सरकारद्वारे मोठ्या प्रमाणात वित्तपुरवठा करणाऱ्या अशासकीय संस्था देखील सार्वजनिक प्राधिकरणाच्या व्याख्येत येतात. सरकारकडून संस्थेला किंवा स्वयंसेवी संस्थेला मिळणारा वित्तपुरवठा प्रत्यक्ष किंवा अप्रत्यक्ष असू शकतो.

हे उपविभागीय स्तरावरील अधिकारी आहेत ज्यांना एखादी व्यक्ती आपला माहिती अधिकार अर्ज किंवा अपील देऊ शकते. हे अधिकारी अर्ज किंवा अपील सार्वजनिक प्राधिकरणाच्या जन माहिती अधिकाऱ्यांकडे किंवा संबंधित अपील अधिकाऱ्यांकडे पाठवतात. सहाय्यक जन माहिती अधिकारी माहिती पुरवण्याची जबाबदारी घेत नाहीत.
विविध पोस्ट ऑफिसमध्ये टपाल विभागाने नियुक्त केलेले सहाय्यक जन माहिती अधिकारी भारत सरकारच्या अंतर्गत येणाऱ्या सर्व सार्वजनिक प्राधिकरणांसाठी सहाय्यक जन माहिती अधिकारी म्हणून काम करतात.

ज्या व्यक्तीला केंद्र सरकारच्या सार्वजनिक प्राधिकरणाकडून काही माहिती मिळवायची असेल त्याने अर्जासोबत, सार्वजनिक प्राधिकरणाच्या लेखा अधिकाऱ्याला माहिती मागण्यासाठी विहित शुल्क म्हणून देय असलेला १०/- रुपयांचा डिमांड ड्राफ्ट किंवा बँकरचा चेक किंवा भारतीय पोस्टल ऑर्डर (दहा रुपये) पाठवणे आवश्यक आहे. शुल्काचे पेमेंट सार्वजनिक प्राधिकरणाच्या लेखा अधिकाऱ्याला रोख स्वरूपात किंवा योग्य पावती देऊन सहाय्यक सार्वजनिक माहिती अधिकाऱ्याला देखील करता येते. तथापि, आरटीआय शुल्क आणि देयकाची पद्धत आरटीआय कायदा, २००५ च्या कलम २७ आणि कलम २८ नुसार बदलू शकते. संबंधित सरकार आणि सक्षम अधिकारी अनुक्रमे अधिकृत राजपत्रातील अधिसूचनेद्वारे या कायद्याच्या तरतुदी अंमलात आणण्यासाठी नियम बनवतात.

जर अर्जदार दारिद्र्यरेषेखालील (बीपीएल) श्रेणीतील असेल, तर त्याला कोणतेही शुल्क भरावे लागणार नाही. तथापि, त्याने दारिद्र्यरेषेखालील असल्याचा दावा करण्यासाठी पुरावा सादर करावा.

माहिती मागण्यासाठी अर्ज करण्याचा कोणताही विहित नमुन्यात नाही.
अर्ज साध्या कागदावर करता येतो.
तथापि, अर्जात अर्जदाराचे नाव आणि संपूर्ण पोस्टल पत्ता असावा.

माहिती मागणाऱ्याला माहिती मागण्याची कारणे देण्याची आवश्यकता नाही.

कलम ८ च्या उप-कलम
 (१) आणि कायद्याच्या कलम ९ मध्ये ‘माहितीचे प्रकार जे उघड करण्यापासून मुक्त आहेत’ याची यादी दिली आहे. तथापि, कलम ८ च्या उप-कलम 
(२) मध्ये अशी तरतूद आहे की उप-कलम
(३)(१) अंतर्गत सूट दिलेली किंवा अधिकृत गुपिते कायदा, १९२३ अंतर्गत सूट दिलेली माहिती उघड केली जाऊ शकते जर
प्रकटीकरणातील सार्वजनिक हित संरक्षित हिताच्या हानीपेक्षा जास्त असेल

जर एखादी व्यक्ती लेखी विनंती करू शकत नसेल, तर ती व्यक्ती आपला अर्ज लिहिण्यासाठी जन माहिती अधिकाऱ्यांची मदत घेऊ शकते आणि जन माहिती अधिकाऱ्यांनी त्याला वाजवी मदत करावी. जेव्हा एखाद्या संवेदनक्षम व्यक्तीला कोणत्याही कागदपत्रात प्रवेश देण्याचा निर्णय घेतला जातो, तेव्हा जन माहिती अधिकारी त्या व्यक्तीला तपासणीसाठी योग्य ती मदत पुरवतील.

सामान्यतः, सार्वजनिक प्राधिकरणाकडून अर्ज मिळाल्यापासून ३० दिवसांच्या आत अर्जदाराला माहिती पुरवली पाहिजे. जर मागितलेली माहिती एखाद्या व्यक्तीच्या जीवनाशी किंवा स्वातंत्र्याशी संबंधित असेल तर ती ४८ तासांच्या आत पुरवली पाहिजे. जर अर्ज सहाय्यक सार्वजनिक माहिती अधिकाऱ्यामार्फत पाठवला गेला असेल किंवा चुकीच्या सार्वजनिक प्राधिकरणाकडे पाठवला गेला असेल तर तीस दिवसांच्या कालावधीत किंवा परिस्थितीनुसार ४८ तासांमध्ये पाच दिवस जोडले पाहिजेत.

जर एखाद्या अर्जदाराला तीस दिवस किंवा ४८ तासांच्या विहित वेळेत माहिती पुरविली गेली नाही किंवा त्याला पुरविलेल्या माहितीने त्याचे समाधान झाले नाही, तर तो सार्वजनिक माहिती अधिकाऱ्यांच्या वरिष्ठ दर्जाच्या पहिल्या अपीलीय अधिकाऱ्याकडे अपील करू शकतो.
अशी अपील, माहिती पुरवण्याच्या ३० दिवसांची मर्यादा संपल्याच्या तारखेपासून किंवा सार्वजनिक माहिती अधिकाऱ्यांची माहिती किंवा निर्णय प्राप्त झाल्याच्या तारखेपासून तीस दिवसांच्या आत दाखल करावी. सार्वजनिक प्राधिकरणाचे अपीलीय अधिकारी अपील प्राप्त झाल्यापासून तीस दिवसांच्या आत किंवा अपवादात्मक प्रकरणांमध्ये ४५ दिवसांच्या आत निकाली काढतील.

जर पहिला अपीलीय अधिकारी विहित कालावधीत अपीलावर आदेश देण्यात अयशस्वी झाला किंवा अपीलकर्ता पहिल्या अपीलीय अधिकाऱ्याच्या आदेशाने समाधानी नसेल, तर तो पहिल्या अपीलीय अधिकाऱ्याने निर्णय घेतल्याच्या तारखेपासून किंवा प्रत्यक्षात अपीलकर्त्याला प्राप्त झाल्याच्या तारखेपासून नव्वद दिवसांच्या आत केंद्रीय माहिती आयोगाकडे दुसरे अपील करू शकतो.

जर एखादी व्यक्ती सार्वजनिक माहिती अधिकाऱ्याकडे विनंती सादर करू शकत नसेल, तर संबंधित सार्वजनिक प्राधिकरणाने अशा अधिकाऱ्याची नियुक्ती केलेली नाही; किंवा सहाय्यक जन माहिती अधिकाऱ्याने त्याचा अर्ज किंवा ती माहिती जन माहिती अधिकारी किंवा अपीलीय अधिकाऱ्याकडे पाठविण्यास अपील स्वीकारण्यास नकार दिला असेल; किंवा माहिती अधिकार कायद्याअंतर्गत त्याला विनंती केलेली कोणतीही माहिती देण्यास नकार देण्यात आला असेल; किंवा कायद्यात निर्दिष्ट केलेल्या वेळेच्या मर्यादेत माहितीच्या विनंतीला प्रतिसाद देण्यात आला नसेल; किंवा त्याला अवास्तव वाटणारी फी भरावी लागली असेल; किंवा त्याला असे वाटत असेल की त्याला अपूर्ण, दिशाभूल करणारी किंवा खोटी माहिती देण्यात आली आहे, तर तो माहिती आयोगाकडे तक्रार करू शकतो.

कायद्याच्या संदर्भात तृतीय पक्ष म्हणजे माहितीसाठी विनंती केलेल्या नागरिकाव्यतिरिक्त इतर व्यक्ती. तृतीय पक्षाच्या व्याख्येत ज्या सार्वजनिक प्राधिकरणाला विनंती केली आहे त्या सार्वजनिक प्राधिकरणाव्यतिरिक्त इतर सार्वजनिक प्राधिकरणाचा समावेश होतो.

या कायद्याअंतर्गत कोणतीही माहिती मिळवू इच्छिणाऱ्या नागरिकाने संबंधित सार्वजनिक प्राधिकरणाच्या जन माहिती अधिकाऱ्यांकडे इंग्रजी किंवा हिंदीमध्ये किंवा अर्ज केलेल्या क्षेत्रातील अधिकृत भाषेत लेखी अर्ज करावा. अर्ज हा अचूक आणि विशिष्ट असावा. शुल्क नियमांमध्ये नमूद केल्याप्रमाणे अर्ज सादर करताना त्याने अर्ज शुल्क भरावे.

होय, दुसऱ्या अनुसूचीमध्ये निर्दिष्ट केलेल्या काही गुप्तचर आणि सुरक्षा संघटनांना भ्रष्टाचार आणि मानवी हक्कांच्या उल्लंघनाच्या आरोपांशी संबंधित माहिती वगळता माहिती प्रदान करण्यापासून सूट देण्यात आली आहे.